Akademik ve idari personel, Hizmet Damgalı Pasaport (Gri Pasaport) sayesinde birçok ülkeye vize almadan seyahat edebilir. Aynı şekilde, Yeşil Pasaport sahipleri de bazı ülkelere vizesiz giriş yapma hakkına sahiptir. Ancak pasaportla ilgili uygulamalarda zaman zaman değişiklikler olabileceği için, en güncel bilgilere İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü üzerinden ulaşılması önerilir. Bunun yanı sıra, gidilecek ülkelerin güncel vize politikalarının da kontrol edilmesi gerekmektedir. Vize alınması gerektiği durumlarda, personel karşı üniversiteden gelen davet mektubunu Erasmus Ofis’e teslim ederek Teyit Belgesi’ni (Confirmation Letter) talep eder. Bu belge vize alabilmek için gereklidir.
Vize işlemleri ile pasaport başvuru süreçlerinin takibi, hareketliliğe hak kazanan personelin sorumluluğundadır.
Hizmet Damgalı Pasaport başvurusu yapabilmek için ise öncelikle personelin ders verme veya eğitim alma hareketliliğinden yararlanacağına ve hangi tarihler arasında izinli sayılacağına dair resmi görevlendirme yazısının (Rektörlük Olur’u) alınmış ve personelin birimi üzerinden Personel Daire Başkanlığı'na EBYS üzerinden iletilmiş olması gerekmektedir. Sonraki süreçte;
Personel Daire Başkanlığı’na başvurularak “Hizmet Damgalı Pasaport Formu” eksiksiz ve doğru şekilde doldurulur.
Gerekli resmi onayların alınması süreci beklenir.
Onayların tamamlanmasının ardından, pasaport harç ve ücret ödemeleri yapılır.
Daha sonra, Personel Daire Başkanlığı tarafından onaylanmış belgeler ile diğer gerekli belgeler tamamlanarak İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü’ne başvuruda bulunulur ve pasaport işlemleri sonuçlandırılır.
Görevlendirme yapılan ülkenin vize muafiyeti uyguladığı durumlarda, başvuruların görevin başlama tarihinden en az 20 gün önce; vize gerektiren ülkeler için ise en az 60 gün önce yapılması gerekmektedir. Ayrıca, talep formlarında yer alan bilgilerin doğruluğundan formu onaylayan makamlar sorumlu olduğundan, istenilen belgelerin eksiksiz ve doğru şekilde hazırlanması büyük önem taşımaktadır.