Personel Formları ve İş Akışları

PERSONEL HAREKETLİLİĞİ SÜRECİ VE GEREKLİ BELGELER

Erasmus+ Ders Verme (Teaching) ve Eğitim Alma (Training) faaliyetlerinden birine hak kazanan personelin, hareketlilik öncesinde ve sonrasında aşağıda yer alan belgeleri eksiksiz şekilde hazırlaması ve Koordinatörlüğümüze teslim etmesi gerekmektedir.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

HAREKETLİLİK ÖNCESİ GEREKLİ BELGELER

1. Davet/Kabul Mektubu

   • Personelin hangi tarihler arasında davet edildiğini gösteren, karşı kurum tarafından hazırlanarak gönderilen davet mektubudur. 

   • Mektubun takibi personelin kendisine aittir. 

   • Mektupta davet eden kurum ya da kişinin açık bilgileri, kurum ya da kişi kaşesi ve imzası ile hareketlilik tarihleri yer almalıdır. 

   • Ders verme faaliyeti için personelimiz ikili anlaşmalar listesine bakarak personel hareketliliği anlaşmamız bulunan üniversitelerdeki bölümlerde Erasmus kapsamında ders verme niyetinlerini bildiren bir e-posta yazarak kabul mektubu alırlar. Anlaşmamız olmayan bir üniversiteye gitmek istemeleri halinde o üniversitenin ECHE sahibi olması ve o üniversite ile en azından personel değişimi için anlaşma imzalamaları gerekir. Anlaşma olmayan bir üniversiteye ders verme hareketliliğine gidilemez.

   • Eğitim alma faaliyeti için personelimiz gitmek istedikleri kurumlara Erasmus kapsamında eğitim alma niyetlerini bildiren bir e-posta yazarak kabul mektubu alırlar. Bu bağlamda anlaşmamız olmayan bir üniversiteye ya da kuruluşa da eğitim alma hareketliliğine gidilebilir. 

   • Karşı kurumdan davet mektubu talep etmek için kullanabileceğiniz örnek metin için tıklayınız.

2. Hareketlilik Anlaşması (Staff Mobility Agreement)

• Personelin karşı üniversitede kaldığı süre içerisinde gerçekleştireceği ve karşı üniversite ile mutabık kaldığı plandır. Kurum ve sorumlu kişi bilgileri, imzaları ve hareketliliğe ilişkin detaylı iş planı yer almalıdır. 

• Ders Verme Anlaşması (Teaching Agreement) ve Eğitim Alma Anlaşmasına (Training Agreement) Erasmus Formları sayfasından ulaşabilirsiniz.​

3. Yurtdışı Geçici Görevlendirme Yazısı (Rektör OLUR’u)

   • Personelin ders verme veya eğitim alma hareketliliğinden yararlanacağına ve hangi tarihler arasında izinli sayılacağına dair bağlı bulunduğu dekanlık / müdürlüğün Rektörlüğe yazdığı ve Rektörlük tarafından onaylandığı resmi görevlendirme yazısıdır. Görevlendirme yazısında 5 günlük yol ve gündelik masraflarının Erasmus Kurum Koordinatörlüğü bütçesinden karşılanacağı ifadesi kullanılmalıdır.

4. Hibe Sözleşmesi

   • Kurum Erasmus Koordinatörü ve personel tarafından hareketlilik öncesinde ıslak imza ile imzalanmalıdır.

   • Hibe Sözleşmesine Erasmus Formları sayfasından ulaşabilirsiniz.

5. Seyahat ve Sağlık Sigortası

• Herhangi bir sigorta şirketinden hareketlilik sürecini kapsayacak şekilde bireysel olarak temin edilir.

HAREKETLİLİK SONRASI TESLİM EDİLMESİ GEREKEN BELGELER

1. Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance)

   • Faaliyetin gerçekleştirildiği kurumdan hareketliliğin başlangıç ve bitiş sürelerini teyit eden (imzalı ve mühürlü) bir Katılım Sertifikası alınır. 

2. AB Anketi/EU Survey

   • Avrupa Komisyonu tarafından, tanımlı e-posta adresinize gönderilen anketin doldurulması zorunludur.

3. Seyahat Edilen Tarihleri Gösteren Belgeler (Uçuş Kartları, Pasaport Sayfaları)

4. Faaliyet Sürecinden Fotoğraflar; Deneyimi Anlatan Kısa Yazı veya Video Kaydı

ÖNEMLİ UYARI

Hibe ödemelerinin yapılabilmesi için:

• Tüm ön hazırlık belgelerinin eksiksiz şekilde teslim edilmesi,

• Görevlendirme yazısının (Rektör OLUR’u) ve

• Hibe sözleşmesinin tamamlanmış olması zorunludur.

ÖNEMLİ NOTLAR

• Personel ders verme/eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi en fazla 5 gündür.

• Hareketlilik öncesi toplam hibenin %80’i oranında bir ödeme yapılır. Kalan %20’lik oran hareketlilik dönüşünde ödenir. Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin teslim edilmemesi ve katılımcı anketinin doldurulmaması durumunda hibe kesintisi yapılır.

• Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, verilen hibe yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

✅ Gerekli Belgeler ve Yapılacaklar Listesi (Checklist) için TIKLAYINIZ.

✅ İş Akış Şeması için TIKLAYINIZ.